Está es la historia: has tenido mucho trabajo, muchos pedidos, parece que el negocio despega, pero de repente parece haber problemas de liquidez y lo notas porque tus proveedores están requieriendo tus pagos, los cuales cada vez es más dificil realizar. Empieza a ser dificil pagar y no entiendes porque si estás teniendo tanto trabajo, no hay dinero. Te sientas a analizarlo, un domingo en la tarde y te cae el 20 de que no le has cobrado a “fulanito”, tampoco a “menganito” y perenganito ya hasta tiene tres facturas acumuladas. ¿Te suena familiar?
No eres el único, la falta de liquidez, no saber cuanto te deben, cuentas incobrables, clientes molestos es el “pan nuestro de cada día” de miles de empresarios y esto se da por la falta de un buen Sistema de Gestión de Cobranza (SGC).
En este artículo, quiero detallarte las caracteristicas que deberías buscar en un SGC.
1.Gestión de clientes. Un buen SGC no solo debe permitirte almacenar la información de tus clientes, sino también todo su historial de pagos y deudas.
2.Facturación. Es ideal que tu SGC te permita timbrar facturas y enviarlas al cliente de manera automática, además de activar notificaciones de vencimiento de pagos. Esto hace que tu proceso de cobranza sea más eficiente y como dijimos, automático.
3.Seguimiento de pagos. Teniendo programadas las fechas de pago, tu SGC te debe facilitar el registro de pagos o abonos, conciliar pagos pendientes programar recordatorios automáticos para pagos atrasados. Los casos de cartera vencida, la mayoría de las veces, se dan por falta de una gestión de cobranza eficiente por parte del proveedor.
4.Informes y análisis. Un SGC debe brindarte un estado de cobranza al día que te permita hacer proyecciones de cobros y visualizar el estado de deudas, así como medir la eficiencia del proceso de cobranza.
5.Automatización de recordatorios. Teniendo todo lo anterior en el SGC, los recordatorios ya deberían ser un paso obvio en el proceso; sin embargo, el tener la posibilidad de personalizarlos para cada cliente puede darle valor agregado a tu servicio.
6.Integraciones. Es muy importante que busques que tu SGC pueda vincularse con sistemas contables o con sistemas bancarios para concretar el ciclo de trabajo de tu proceso financiero.
Como ves contar con un Sistema de Gestión de Cobranza adecuado, puede ayudarte a mejorar la gestión financiera y la relación con tus clientes; además, un Sistema de Gestión de Cobranza a la medida, en comparación con soluciones comerciales preexistentes, tiene beneficios a largo plazo en términos de personalización, integración, control y seguridad para mejorar significativamente tu eficiencia operativa.