Recién terminé de leer un libro acerca de la evolución tecnológica de las metodologías esbeltas aplicadas en la operación de una empresa y di con un concepto que me hizo sentido: paperless plant.

 

La simplicidad que suponen las metodologías esbeltas en la operación de un negocio son de por sí, una garantía en la mejora de la eficiencia, pero si a eso le sumamos la implementación de la tecnología, lo que tenemos es un funcionalidad de alta potencia y gran impacto y te explico por qué.

 

Sabemos que el ciclo de trabajo de una empresa necesita ser documentado para poder tener una trazabilidad que nos permita seguir el flujo de cada proceso e identificar problemas cotidianos, medir el rendimiento y la productividad.

 

Sin embargo, no hay una sola gran solución para mejorar la eficiencia de una empresa, la realidad es que todo es una suma de pequeñas soluciones  a problemas cotidianos pequeños. Recordemos que una empresa es un organismo vivo y como todo organismo vivo el error no se queda quieto, se propaga, es por eso que para evitarlo, debemos apostar a establecer procedimientos para combatir problemas cotidianos que se detectan en el día a día e impedir su expansión.

 

El concepto paperless plant es la implementación de una metodología de trabajo libre de uso de papel. Sabemos que nuestros procesos están llenos de formatos: cotizaciones, órdenes de compra, órdenes de producción, pedidos, requisiciones, facturas, movimientos en almacén, contratos, entre otros.

 

Son formatos que deben rellenarse en tu centro de trabajo y suponemos que al hacerlo, en un mediano plazo obtendremos una mejora en la eficiencia y productividad, pero no siempre es así y esto se debe a  que con la introducción de papel la gente tiene que dedicar tiempo adicional para rellenar formatos y manejarlos logisticamente, es decir, llevarlos de un área a otra.

 

El uso de papel sugiere una burocracia innecesaria y con base en mi experiencia, tanto personal como con nuestros clientes, confirmo esa idea. El uso de papel obstaculiza el flujo de trabajo impactando en la eficiencia en al menos un 10-15% (según datos que cita el autor del libro). Las razones, el tiempo en escribir, imprimir, llevar el papel a la persona indicada y la interpretación de la información redactada (que Dios no permita que alguien reciba un formato escrito a mano por mi …)

 

Ahora, ya quedó clara la razón por la cual cual apostar al concepto de reducir al máximo el uso de papel en la operación de la empresa ¿qué hacemos entonces?

 

Como te mencioné en un principio, el objetivo es sumar tecnología a tus procedimientos. Contar con una herramienta digital que conecte a todas las áreas de tu negocio y que permita la interacción de cada uno de los actores que intervienen en el ciclo de trabajo, de forma simultánea y en tiempo real.

 

La solución es desarrollar una sistema a la medida de tus procedimientos que permita asistir y guiar paso a paso de forma automática, a tu equipo, a lo largo del ciclo de trabajo reduciendo al máximo los errores, agilizando la comunicación, la trazabilidad y la supervisión. Esto te permitirá aplicar el concepto paperless plant en tu empresa y mejorar tu eficiciencia de forma considerable.

 

Si quieres saber más de este tema, te dejo el título del libro Lean Manufacturing 4.0: La evolución tecnológica de Lean de Sebastian J. Brau, es una lectura que seguro te abrirá el panorama de áreas de oportunidad en tu empresa.

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