En términos porcentuales, una PyME puede llegar a reducir entre 20% y 40% de sus costos operativos totales mediante la implementación de un software a medida, dependiendo de la complejidad de sus procesos y el nivel de automatización implementado. Esto incluye ahorros en tiempo, recursos humanos, errores y eficiencia general. Te explico con un ejemplo práctico.

Una Pequeña Empresa de 10 empleados con costos operativos anuales de 2.5 millones de pesos. Implementa un software a la medida con una inversión aproximada de 400 mil pesos, (inversión escalonada). Los ahorros estimados alcanzados a partir de esta inversión pueden ser en promedio del 30% de sus costos operativos, es decir, anualmente podría estar ahorrando 750 mil pesos, ¡casi dos veces la inversión del software! Y el Retorno de su inversión lo recuperaría en menos de un año lo que le permitiría empezar a generar ahorros netos desde el principio.

La reducción de costos al implementar un software a medida en una PyME varía dependiendo de factores como la naturaleza del negocio, los procesos optimizados y el nivel de personalización del software. Sin embargo, en términos generales, un software a medida puede generar ahorros significativos, tanto directos como indirectos, al mejorar la eficiencia operativa y reducir errores.

Si aún tienes algunas dudas de cómo o  en donde puedes ver esos ahorros aquí hay algunos aspectos clave que influyen en este punto:

1. Reducción de costos operativos. La automatización de tareas repetitivas resulta ser un punto medular en este tema. Procesos como la entrada de datos, generación de reportes, facturación y seguimiento de inventarios pueden automatizarse, lo que reduce el tiempo de trabajo manual y los costos asociados. Por ejemplo, si una empresa dedica 10 horas semanales a estas tareas y el software las reduce a 2 horas, el ahorro en salarios es inmediato.
Si una PYME reduce la necesidad de contratar 1 empleado administrativo con un salario anual de 10 mil pesos,  gracias a la automatización, el ahorro directo es equivalente a ese salario.

2. Reducción de costos por errores. En áreas como contabilidad, facturación o gestión de inventarios, los errores pueden ser costosos. Sobregiro de inventarios, envíos incorrectos, errores de cálculo... Un software a medida reduce estas incidencias mediante procesos automatizados y controles integrados.

Por ejemplo, se estima que las PyMEs pierden entre 5% y 10% de su valor anual de inventarios debido a errores. Si una empresa tiene un inventario promedio anual valuado en 500 mil pesos, las pérdidas podrían oscilar entre 25 y 50 mil pesos al año y si el software los reduce en un 80%, el ahorro directo sería entre 20 y 40 mil pesos por año.

3. Ahorro en licencias y suscripciones. Es cierto que la inversión inicial de un sofware a la medida es más alta que uno genérico, por ello muchas PYMEs invierten en múltiples herramientas de software genérico pero, y no digo que sea regla genereal, los softwares genéricos no siempre se ajustan bien a sus necesidades. En cambio un software a medida puede reemplazar varias herramientas, eliminando los costos redundantes de licencias y suscripciones evitando sobrepago por funciones innecesarias.
Si una empresa paga, digamos, 3 mil pesos mensuales por suscripciones a herramientas que pueden ser reemplazadas por un software único, el ahorro anual en este rubro sería de 36 mil pesos.

4. Incremento en la eficiencia de los empleados: Los sistemas a medida optimizan los flujos de trabajo, lo que permite a los empleados ser más productivos lo que puede presentar un aumento de entre el 20-30 por ciento esto se traduce en una mayor rentabilidad sin necesidad de aumentar costos laborales.

Ejemplo, una PyME que factura 1 millón de pesos mensuales y el software permite procesar un 20% más de ventas con los mismos recursos, el impacto positivo en ingresos es considerable.

En conclusión, aunque la inversión inicial en un software a medida es más alta que en uno genérico, el ahorro acumulado y el retorno de inversión a mediano y largo plazo lo convierte en una opción sumamente rentable para las PyMEs. Además, su capacidad para mejorar la eficiencia, reducir errores y adaptarse al crecimiento garantiza un impacto positivo en los costos operativos y estratégicos.

 

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